Automatiseren van administratieve processen met Power Automate: introductie

In deze introductiecursus maak je kennis met het creëren van automatische processen en workflows binnen de Microsoft 365-omgeving. Het doel van deze automatisering is om repetitieve en tijdrovende taken te vereenvoudigen en efficiënter te maken. Je leert bijvoorbeeld hoe je automatisch kan reageren op binnenkomende e-mails, hoe je herinneringen kan versturen voor taken, of hoe je documenten kan laten goedkeuren door meerdere personen voordat ze gepubliceerd worden. Programmeerkennis heb je hiervoor helemaal niet nodig.

Het is belangrijk te vermelden dat we in deze cursus werken met Power Automate Cloud, en niet met Power Automate Desktop.

Programma

De nascholing begint met een korte uitleg over Power Automate en het belang van automatisering in het onderwijs. Je ontdekt hoe automatisering tijd kan besparen door routinetaken te vereenvoudigen, zoals het automatisch versturen van meldingen of herinneringen. Je krijgt de gelegenheid om je eigen ervaringen en verwachtingen te delen, waarna we enkele praktische voorbeelden bespreken die tonen hoe Power Automate in jouw onderwijscontext kan ingezet worden.
Daarna overloop je de basisfunctionaliteiten van Power Automate. Je verkent samen de interface en ziet hoe je sjablonen kan gebruiken om snel aan de slag te gaan. Je maakt een Power Automate-account aan en je krijgt begeleiding bij het navigeren door de omgeving. Er is tijd om de interface zelf te verkennen en vragen te stellen.

Vervolgens leer je hoe je zelf een eenvoudige workflow kan aanmaken. Je begint met het opzetten van een automatische melding of herinnering voor een bepaalde taak, bijvoorbeeld het versturen van een e-mail om deelnemers aan een bijeenkomst te herinneren. Stap voor stap krijg je uitgelegd hoe je triggers (zoals het ontvangen van een e-mail of het aanmaken van een taak) en acties (zoals het versturen van een e-mail of het maken van een herinnering) kan instellen.

Een volgend onderdeel legt de focus op eenvoudige goedkeuringsworkflows. Hoe doe je dit bv. voor het goedkeuren van een document voordat het gepubliceerd wordt? En hoe kan je meerdere goedkeuringsstappen toevoegen, zodat verschillende personen hun goedkeuring moeten geven? Je zet je eigen goedkeuringsworkflow op en test deze door goedkeurders toe te voegen en goedkeuringen in Power Automate af te handelen.

Als laatste onderdeel bespreek je veelvoorkomende problemen bij het werken met Power Automate. Denk hierbij aan het oplossen van foutmeldingen of het aanpassen van bestaande workflows. Je krijgt praktische tips voor het aanpassen van workflows en het gebruik van online hulpbronnen, zoals de Power Automate-community en beschikbare tutorials. Je krijgt de gelegenheid om vragen te stellen en eventuele problemen die je ondervindt te bespreken.

Dit alles pas je toe in de praktijk.

Doelstellingen

• Je verwerft een basisbegrip van Power Automate en leert de werking van de interface kennen, zodat je zelf eenvoudige automatiseringen kan creëren.
• Je leert hoe je routinematige taken, zoals het versturen van meldingen en herinneringen, kan automatiseren om tijd te besparen en de efficiëntie te verhogen.
• Je leert stap voor stap hoe je eenvoudige workflows kan opzetten, zoals automatische meldingen en goedkeuringsprocessen, die specifiek nuttig zijn in een onderwijscontext.
• Je leert hoe je Power Automate kan gebruiken om je werk op school te ondersteunen, bijvoorbeeld door goedkeuringen voor documenten, herinneringen voor taken of meldingen bij belangrijke gebeurtenissen.
• Je verwerft de vaardigheden om zelfstandig eenvoudige workflows te maken, aan te passen en te implementeren, zonder dat er programmeerkennis vereist is.
• Je leert veelvoorkomende problemen te identificeren en op te lossen, en weet waar je terecht kan voor verdere hulp en ondersteuning, bijvoorbeeld via de Power Automate-community en online tutorials.

Doelgroep

Onderwijsprofessionals die willen leren hoe ze routinetaken kunnen vereenvoudigen en automatiseren met Power Automate.
Deze nascholing richt zich écht tot absolute beginners, op mensen die nog nooit met Power Automate hebben gewerkt, maar de mogelijkheden willen verkennen en de eerste stappen willen zetten in automatiseren van eigen werkprocessen.

Begeleiding

Roeland Van Kerckhove begeleidt organisaties doorheen transformatieve projecten in diverse sectoren. Met een achtergrond in economie, een master in onderwijswetenschappen, oplossingsgericht coachen en als Prosci-gecertificeerd veranderingsdeskundige, richt hij zich op het bevorderen van positieve culturele verschuivingen binnen organisaties. Zijn expertise ligt in het optimaliseren van menselijk kapitaal, het afstemmen van talent op organisatiedoelen en het stimuleren van continue verbetering door het inzetten van technologie.

Praktisch

Cursusmateriaal inbegrepen

Mee te brengen door cursist

Eigen laptop (eventueel met lader), toegang tot Power Automate (hetzij in de Microsoft 365- schoolomgeving, hetzij via een andere account)